يک حس خوب
روز پنج شنبه 30/8/87 در معيت دو نفر از همکارن و دوستان (مدير پروژه و معاونت فني) راهي دانشگاه علمي کاربردي جويبار شديم براي کنفرانسي 3 ساعته با سه مضمون.
1- تغيير روش در نصب مخازن دوجداره از حالت سنتي به Air Raise و بررسی فوايد اين تغيير
2- انواع جوش ها و NDT در نفت و گاز
3- بررسی انواع قراردادها در نقت و گاز و نقش برنامه ريزي و کنترل پروژه در آن ها

ارایه قسمت سوم با من بود و به دليل کمبود وقت، فقط از انواع قراردادها و تامين مالي گفتم و شرح وظايف برنامه ريزي و کنترل پروژه و البته مدير پروژه.
بعد از کنفرانس بچه ها خيلي استقبال کردن و لطف داشتند. قرار شد از همين طريق و Email با هم در ارتباط باشيم. خيلي متاسف شديم که به خاطر کمبود وقت امکان سوال و جواب فراهم نشد. ا دوستان تصميم گرفتيم اين حث ها رو به صورت Work Shop ارايه کنيم که موثر تر باشه.
از تمام بچه ها و دست اندر کاران دانشگاه سکان تشکر مي کنم.

تهيه ساختار شکست کار WBS قسمت 1

متن زير که از مرجع قبلي ذکر مي شود به دليل گستردگي به چند قسمت تقسيم شده است.

تهیه یک ساختار شکست کار، آسان نیست
سطوح مدیریتی ارائه می کند. اگر تعداد سطوح آن کافی نباشد، یکپارچه سازی فعالیتها مشکل خواهد
بود. اگر تعداد سطوح از حد مورد نیاز تجاوز کند، زمان بی حاصلی صرف بعضی پروژه ها یا فعالیتهای کم
نمایانگر WBS ، اهمیت خواهد شد. هر عنصر کار باید بصورت مستقل بررسی شود. بخاطر داشته باشید
شبکه های مورد نیاز جهت کنترل هزینه ها می باشد.
در بسیاری برنامه ها، ساختار شکست کار بوسیله کارفرما تهیه می شود. در صورتیکه پیمانکار بخواهد
را تهیه کند، نکاتی را باید مورد توجه قرار دهد. بعضی از این نکات عبارتند از: WBS
پیچیدگی و لزومات فنی برنامه (مطابق بیانیه محدوده کار) o
هزینه برنامه o
دوره زمانی برنامه o
منابع مورد نیاز پیمانکار o
ساختار داخلی کارفرما و پیمانکار جهت مدیریت کنترل و گزارش دهی o
تعداد کارهای دست دوم o
توجه به این نکات فقط بخاطر این است که میزان پیچیدگی برنامه شناخته شود. سپس این داده ها باید
WBS برای نتیجه گیری بصورت جزئیات بین سطوح مختلف سازمان تقسیم شوند؛ چون درست است که
بوسیله دفتر برنامه ریزی تهیه می شود ولی در نهایت کار را عاملین آن انجام خواهند داد، نه برنامه ریزان!
باید مطابق راه و WBS . باید عاملین کار و برنامه ریزان در مورد انتظارات خود توافق کامل داشته باشند
بصورت نمونه در ذیل آورده شده اند: WBS روش مشخصی تهیه شود. تعدادی از قیود تهیه
و شرح خدمات باید ساده و روان باشند. WBS o

باشند. WBS تمام برنامه ها باید مطابق o
هیچگاه نباید تلاش کرد که سطح آخر کارها را بصورت دلخواه بازهم به سطوح کوچکتر تقسیم o
نمود. سطح آخر کار نباید هزینه ای بسیار کمتر نسبت به سایر امور داشته باشد.
چون ممکن است محدوده کار در طول برنامه تغییر کند، امور باید بگونه ای تنظیم شوند که o
انعطاف پذیر باشد. WBS
باید بصورت یک لیست گسسته شده و دارای مایل استونهای ملموس عمل نماید؛ WBS o
بگونه ای که هرکس بفهمد در چه زمانی چه مایل استونی بوقوع می پیوندد.
انعکاس دهنده میزان اعتماد شما به خطوط مقدم کاری می باشد. WBS سطوح o
متمایز کند. recurring را از هزینه های غیر recurring می تواند هزینه های WBS o

نيم تا دو و نيم درصد هزينه پروژه را تشکيل مي دهند. WBS اکثر آیتمهای سطح آخر o

تصميم گرفتم به جاي اين که گاهي از هر چيزي مطلب ذکر کنم، به طور مرتب يه موضوع رو انتخاب کنم و تا مدتي روي اون تمرکز کنم. براي شروع WBS رو انتخاب کردم. فعلا به صورت دنباله دار از مستند " ساختار شکست کار-WBS-محدوده مديريت محدوده" کاري از آقاي "سيد زعيم موسوي محمدي" انتشارات "مرکز تحقيقات و توسعه مديريت پروژه پتروشيمي" نقل ميکنم تا بعد به استاندارد ها و PMP برسم. دوستان اگه اصل اين ها رو خواستن مي تونن با من مکاتبه کنن.

معرفی اولیه
ساختار شکست کار فرایندی جهت تعریف محصولات میانی و نهایی یک پروژه و ارتباط میان آنها
بصورت یک نمودار درختی (شبیه چارت سازمانی) نشان داده می شود. در این WBS ، می باشد. عموماً
نمودار فعالیتهای کلی، به سطوح جزئی زیادتری تقسیم می شوند تا براحتی مورد استفاده و تجزیه تحلیل
قرار گیرند.
یک روش مناسب جهت تقسیم بندی پروژه به فعالیتهای کوچکتر می باشد. (WBS) ساختار شکست کار
احتمال ایجاد مشکلات در هنگام انجام پروژه را کاهش می دهد. ساختار شکست کار، پروژه را به WBS
باید بر مبنای موارد WBS . فعالیتهای تعریف شده، تخمین زده شده و قابل ردیابی تقسیم بندی می کند
ملموس و قابل دستیابی تنظیم شود.

موارد استفاده
ساختار شکست کار یکی از ارکان ضروری برنامه ریزی پروژه و مدیریت پروژه می باشد. در فرایند برنامه
با یک هدف کلی شروع شده و سپس مراحل ریزتر انجام کار جهت دستیابی به آن WBS ، ریزی کیفیت
هدف تعریف می گردد. در فرایند بهبود کیفیت این ساختار جهت برنامه ریزی و تصحیح مشکلات بوجود
آمده در فرایند بسیار مفید می باشد.
دقیقاً نمایانگر واقعی پروژه باشد، تیم مسئول WBS در اینجا ذکر این نکته لازم است که برای اینکه
تدوین و استفاده کنندگان آن باید از دید خوبی نسبت به فعالیتهای دخیل در پروژه برخوردار باشند.
[2] PMBOK تعریف ساختار شکست کار براساس
ساختار شکست کار نوعی دسته بندی عناصر تشکیل دهنده پروژه با محوریت نتایج آن است. همچنین »
«. این ساختار معرف و سازمان دهنده محدوده کار بصورت جامع و مانع می باشد
[3] MIL-STD-881A مطابق WBS تعریف
ساختار شکست کار یک نمودار درختی شامل سخت افزار، خدمات و اطلاعات می باشد که در جریان »
پیشرفت تولید یک آیتم نظامی، از فعالیتهای مهندسی پروژه بدست می آیند و می توانند بطور کامل
محصول (محصولاتی) که باید تولید یا تهیه شوند را نمایش داده و WBS پروژه را مشخص کنند. یک
تعریف می کند. همچنین ارتباط عناصر کار، جهت تکمیل یکدیگر و تکمیل محصول در آن مشخص
«. می گردد

سيستم جامع برنامه ريزي و کنترل پروژه در سازمان هاي پروژه محور

اين سيستم مجموعه دستورالعمل ها و فرمت هاي استاندارد شده اي است که با رويکردي به PMBOK طراحي شده اند و نيازهاي اون رو ارضاء مي کنند و در حقيقت حاصل چند سال تجربه من در پروژه هاي مختلف نفت و گاز است. البته مدتي که به عنوان مدير سيستم کيفيت در يک شرکت پيمانکار اجرايي ابنيه سنگين- تصفيه خانه، نيروگاه...- کار مي کردم هم به کمکم آمد تا يک سيستم اطلاعاتي تا حدي موثر رو درش پايه گذاري کنم.دوستان و شرکت هايي که مايلند اطلاعات بيشتري ازش داشته باشند يا اون رو در مجموعه خودشون مستقر کنند مي تونند با اين شماره با من تماس بگيرن: 09125388596
اين سيستم تا حالا در پروژه ها و شرکت هاي زير مستقر شده:
1-شرکت راديرا- دفتر مرکزي و پروژه هاي زير :
1-1- نصب مخازن دوجداره پتروشيمي پارس- عسلويه 1384
2-1- LPG لاوان 1386
3-1- واحد نفتاي سبک و ايزومريزاسيون پلايشگاه تهران1387

2- شرکت سامان ايران- دفتر مرکزي و پروژه هاي زير:
1-2- مجتمع 210 واحدي عسلويه
2-2- مجتمع نيستان- تهران
3-2- مجتمع خانه دريا
4-2- مجتمع مسکوني آرين

همچنين در پروژه هاي زير به زودي مستقرخواهند شد:
فاز 12 عسلويه- شرکت راديرا
اوره و آمونياک لردگان- شرکت راديرا

متن زير مقدمه اي است براي اين سيستم نوشتم:
همواره افزايش سود، افزايش بهره وری و کاهش هزينه ها از اصلي ترين اهداف بنگاه های اقتصادي بوده اند. در سازمان هايي با ساختار پروژه ای، اتمام پروژه در زمان بهينه و مشخص شده نيز به اين اهداف اضافه می شود.
"سيستم برنامه ريزي و کنترل پروژه در سازمان هاي پروژه محور" که از اين پس "سيستم برنامه ريزي" ناميده خواهد شد، با مديريت و به نظم آوری گردش اطلاعات و يک پارچه سازي آن در کل پروژه های يک شرکت، ضمن تسهيل در انجام فعاليت هاي زير و کاهش ضريب اشتباهات در انجام آن ها، به طور چشمگيري به تحقق اهداف بالا کمک نمايد:
1- اجرايي:
1-1- تعيين زمان بهينه انجام فعاليت و مدت زمان انجام آن به کمک روش های برنامه ريزی خطی
1-2- برنامه ريزی براي فعاليت هاي يک پروژه
1-3- کنترل دقيق تمامي فعاليت هاي اجرايي و آناليز آن ها
1-4- پيش بيني مواد، متريال، نيروها و تجهيزات مورد نياز و پيگيری تهيه به هنگام آن ها
1-5- ثبت و گزارش و آناليز ماشين آلات صرف شده به تفکيک جبهه کاري
1-6- ثبت و گزارش و آناليز نيروی انسانی صرف شده به تفکيک جبهه کاري
1-7- بررسی نيروها و ماشين آلات بالاسری، آناليز نسبت آن ها و گزارش نتايج آن
1-8- ثبت و گزارش نفر ساعت و ماشين ساعت کل پروژه
1-9- WBS فعاليت های اجرايي به نحو مطلوب
1-10- ايجاد ابزار براي مديريت ريسک
2- مالي:
2-1- هزينه يابی تمام فعاليت های انجام شده به تفکيک جبهه کاري و کل پروژه
2-2- آناليز درآمد - هزينه به تفکيک جبهه کاري و کل پروژه
2-3- آناليز مالي ماشين آلات مستقيم و غير مستقيم
2-4- آناليز مالي نيروهای مستقيم و غير مستقيم
2-5- تهيه صورت وضعيت
2-6- آناليز مالي عمليات اضافه کاري پيش از انجام آن

3- قراردادي:
3-1- تهيه، تنظيم و اخذ صورت جلسات احجام و مقادير، منطبق بر قرارداد
3-2- تهيه، تنظيم و اخذ دستورکار فعاليت هاي اضافه کاری
3-3- گردآوری و تنظيم مدارک برای ضرر و زيان احتمالي ناشي از عدم قصور سازمان
3-4- جلوگيري از ادعاهاي پيمانکاران (Claim)
3-5- تحويل پروژه و مدارک آن

4- بانک اطلاعاتي:
4-1- ايجاد بانک اطلاعاتي Work Package هاي هر پروژه به تفکيک پايين ترين سطح اجرايي برای استفاده در واحد مناقصات هنگام پيشنهاد قيمت در پروژه هاي آينده
4-2- ايجاد بانک اطلاعاتي پروژه ها شامل درآمد- هزينه ، نيروهاي انساني، ماشين آلات و ديگر موارد به تفکيک هر پروژه
4-3- بانک اطلاعاتی از عکس هاي هر پروژه به تفکيک زمان اجرا و توالي اجراي پروژه
- سيستم مورد اشاره، حاوي دستورالعمل ها، فرم ها و نمونه هايي است که توانايي به جريان انداختن اطلاعات درون سازمان، دسته بندی و نگهداری، آناليز و گزارش دهی آن ها به مديريت را دارند.
- فرم ها به دو زبان فارسی و انگليسي و آناليزهاي مالي و اجرايي به همراه S_Curve ، نمودار و جداول گويا تهيه شده اند.
- گزارش هاي موردی به مديريت نيز با دسته بندي هاي مشخص بر اساس مخاطب (مدير پروژه و رييس کارگاه – هييت مديره و مدير عامل) تنظيم شده اند
- با توجه به اين که شرکت هاي مختلف، ساختار سازمانی، گردش کار و شرايط خاص خود را دارند، اين سيستم بنا به شرايط هر شرکت و هر پروژه طراحي و پياده سازي خواهد شد و ممکن است هنگام پياده سازي نسبت به آن چه در ابتدا پيش طراحی شده تغييراتی داشته باشد.

- در اين سيستم مراحل شناسايي سازمان، آناليز، طراحی، پياده سازي و استقرار به همراه 5 جلسه آموزش برنامه ريزی به نيروهای انساني سازمان به طور پيش فرض در نظر گرفته شده است. نيروهاي برنامه ريزی سازمان با دريافت آموزش کامل سيستم، پايش و هدايت آن را به عهده خواهند داشت.

PRIMAVERA Expedition

متن زير از تحقيق مهندس علیمحمدي گرفته شده که اون رو عيناٌ نقل مي کنم. من با اين نرم افزار کمي کار کردم.دوستي ميگفت که درش باگ ديده شده.اما من که خيلي ازش خوشم اومد.امتحانش رو پيشنهاد مي کنم.

مزاياي نرم افزار Expedition

· شناسايي و آگاهي فوري از آخرين وضعيت پروژه
· ايجاد، رديابي و نگهداري تمامي نسخه‌هاي تغيير يافته نقشه‌ها و توزيع جديدترين نقشه‌ها شامل آخرين تغييرات (Drawing)
· رديابي ، تجزيه و تحليل و پيش بيني هزينه‌هاي پروژه (Cost worksheet)
· ايجاد ارتباط موثر با كليه افراد ذيربط (Contacts)
· كنترل كارهاي Administration پروژه
· اشتراك اطلاعات از طريق بانك اطلاعاتي
· آگاهي سريع از وقايع و دسترسي سريع به مدارك
· بودجه تخصيص يافته و تعهد شده به هر طرح يا پروژه و ِيا فعاليتهای عمده
· ميزان هزينه صورت گرفته به تفکيک و تجمعی
· شفافيت هزينه هاي طرح در تهيه گزارشات مختلف به مجمع و حسابرسی و کاهش زمان تهيه گزارش
· پيش بيني بودجه قابل جذب برای دوره های کوتاه مدت و دراز مدت آن فعاليت
· بررسی ميزان بودجه هزينه شده وپيش بينی روند انجام هزينه يا بودجه تخصيصی
· بررسی تاخير و يا تسريع زماني در انجام پروژه بر اساس جذب منابع مالِي
· دستيابی به منابع و ماخذ در ارتباط با هزينه های واقعی انجام شده براي هر پروژه جهت برآورد و کاربرد در پروژه هاي آتي شرکت
· کاربرد اطلاعات مالي جهت بررسی و ارزيابی اقتصادي طرحهاي در دست اجرابراساس هزينه سرمايه گذاری در زمان واقعي
· امکان دسترسی از طريق اينترنت

يكي از ابزارهاي پرقدرت در زمينه مديريت پروژه، نرم افزار EXPEDITION مي‌باشد.
اين نرم افزار كليه رويدادهاي ناشي از پروژه را از مرحله انعقاد قرارداد تا پايان پروژه ثبت، پيگيري و كنترل مي‌نمايد.
از مهمترين بخشهايي كه اين نرم افزار كنترل مي‌نمايد مي‌توان از مدارك فني، هزينه‌ها، قراردادها، تداركات كالا، كليه مكاتبات، صورتجلسات، تغييرات در پروژه نام برد. اين نرم افزار با امكانات قوي توليد گزارش مي‌تواند انواع گزارشات متنوع مورد دلخواه را از آخرين وضعيت پروژه ارائه نمايد.
اين نرم افزار شامل چند طبقه بندي است كه عبارتند از-Project Information كه شامل اطلاعات كلي پروژه از جمله نام پروژه – مبلغ بر آوردي پروژه –ليست شركتها و افراد طرف تماس شركت پرونده ها و غيرو مي باشد.
Logs كه اطلاعات مربوط به مدارك فني – نقشه ها ي ارسال شده از/به پيمانكار – اجناس رسيده به سايت – گزارشات دوره اي- بيمه و QC را شامل مي شود.-
- Communication كه شامل كليه مكاتبات پروژه مي باشد –Contract Information كه شامل مراكز هزينه- قراردادهاي منعقده – سفارشات خريد- برآوردها – صورتحسابها – تغييرات قراردادها – مي باشد . هر كدام از اين طبقه بندي ها شامل ماژولهايي مرتبط با مو ضوع خود است كه در ذيل آمده است:
Project Information
Project Properties
Schedule
Contacts (Companies)
Issues
Contracts Information
Cost Worksheet
Contracts
Purchase Orders
Trends
Payment Requisition
Invoices
Change Management
Proposals
Change Orders
All Request and Change
Communications
Transmittals
Request For Information
Notices
Non-Compliance Notice
Letters
Corr.-Sent
Corr.-Receive
Meeting Minutes
Notepads
Telephone Records
Safety
Logs
Drawing Set
Drawings
Submittal Package
Submittals
Materials
Daily Reports